Att hitta CRM-system är inte speciellt svårt, men att välja ett som faktiskt kan hjälpa din verksamhet är tuffare. Här är checklistan som hjälper dig att säkra ett system som ger dig struktur, motivation och kunskap.

1. Lätt att använda?

   Det är lätt att handla mjukvara som gör jobbet i teorin, men inte i praktiken. Bara för att specifikationen på kartongen innehåller allt som hittills uppfunnits betyder det inte att verktyget är anpassat efter vanliga människor. Ett bra CRM-system ska kunna integreras i verksamheten utan att ni behöver genomgå veckor av administrationskurser (för det är lika tråkigt som det låter). Och med en bra mjukvara behöver du inte 15 post it-lappar med minnesanteckningar på skrivbordet – en bra mjukvara vägleder användaren i arbetsflödet.

2. Är systemet motiverande?

   Få jublar över att få hugga tag i ett nytt system, men säljare är i regel tävlingsinriktade – och det borde ni så klart se till att utnyttja med hjälp av gamification. Genom att välja ett CRM-system som visualiserar och belönar användandet kommer du inte bara få en rivstart vad gäller datainsamlandet och säljare som vill överträffa varandra, du kommer också att säkerställa att den så viktiga starten blir lyckad. Lyckas du inte få verksamheten att bryta tidigare invanda mönster och arbetssätt under de inledande veckorna kommer du att behöva börja om på nytt – datan är avgörande för att systemet ska kunna hjälpa er. Vad som genererar poäng bör kunna styras efter vad som gör mest nytta för verksamheten vid varje givet tillfälle, men viktigast är att själva användandet – inloggningar, mötesbokningar och loggande av kundkort – belönas.

3. Synliggörs våra egna behov?

   För att lyckas med ert nya CRM-system behöver ni (förutom att motivera säljarna) se till att hjälpa de som inte kommit igång. Då krävs ett system som kan visualisera användandet och informera dig om vem som presterar vad. Med den kunskapen kan du sedan identifiera tröskeln och hitta en lämplig ambassadör – någon som kommit igång ordentligt – som kan hjälpa säljaren på traven.

4. Kan vi sälja smartare?

   Att se vad som säljs är så klart en hygienfaktor. Det du borde leta efter är ett system som kan hjälpa dig att se och förstå varför verksamheten presterar. Ett bra system kan till exempel hjälpa dig att se alla som köpt en viss produkt eller tjänst inom ett visst geografiskt område och kombinera det med mer mjuk fakta. Vilka säljaktiviteter har köparna nåtts av? Hur ofta har vi haft kontakt? Och via vilken kanal genomfördes köpet? Genom att slå ihop hård och mjuk fakta kommer du att kunna lära dig mer om era kunders beteenden och er säljprocess – någonting som är en nyckel om du vill kunna effektivisera era insatser.

   Du borde leta efter är ett system som kan hjälpa dig att förstå varför verksamheten presterar

5. Får vi ordning på våra kundklassningar?

   I många verksamheter gäller 80/20-regeln – alltså, 80 procent av intäkterna kommer från 20 procent av kundstocken. Men hur får man koll på vilka som ingår i 20-procentsklubben? Genom ett följsamt CRM-system så klart! Se till att ditt nya system automatiskt klassar dina kunder och att ansvariga säljare får notiser när en kund bytt från B- till A-klassen, eller rent av halkat ner i C-segmentet. Automatiska och riktiga kundklassningar ger dig inte bara en bra grund för analys, det hjälper dig också att prioritera dina insatser bättre och vårda rätt kunder på rätt sätt.

6. Får vi hjälp på fältet?

   Att besöka potentiella kunder är inte bara kostsamt, det slutar ibland med att mötet blir oväntat kort eller rent av ställs in. I ett sådant läge vill du ha ett CRM-system som med ett knapptryck kan ge säljaren information om befintliga och potentiella kunder i närheten. Genom att alltid ha viktig geografisk data nära till hands kommer ni att kunna genomföra fler kundbesök och era resekostnader kommer att minska i förhållande till skapade affärer. Väl på kontoret kan kartan naturligtvis användas till att planera kommande resor, eller säkerställa att ni har tillräckligt med KAM-säljare i varje region baserat på ert kundbestånd.

   Genom att ha geografisk data nära till hands kommer ni att kunna genomföra fler kundbesök

7. Passar systemet vår verksamhet?

   Det spelar ingen roll hur många specifikationer du än tittar på – du kommer aldrig att hitta ett CRM-system som är skräddarsytt för just din verksamhet från start. Nyckeln ligger istället i att hitta en leverantör som inte bara kan anpassa mjukvaran, utan som också kan bidra med kunskap om hur systemet används på ett effektivt sätt. Glöm inte: det är inte ditt jobb att som inköpare av ett CRM-system ha bäst koll på hur ni lyckas i ert CRM-arbete, men det är ditt jobb att identifiera någon som kan hjälpa er att integrera systemet, vägleda er och se till att ni uppnår saker ni inte visste att man kunde.